行政前臺工作職責

以下是小編收集的行政前臺的工作職責。我希望它能幫助你。1.接聽電話，接收傳真，按要求轉(zhuǎn)接電話或記錄信息，確保及時準確。2.接待、登記和指導來訪客人，并及時通知受訪者。拒絕無關(guān)人員、挨家挨戶的銷售和不合理的鬧者。3.保持公司清潔，展示公司良好形象。4.監(jiān)督員工的日常出勤率。5.負責公司快遞、信件和包裹的收發(fā)。6.負責辦公用品的盤點，做好登記和歸檔工作。并登記辦公用品的收集、分發(fā)和倉儲情況。7、不定期檢查用品庫存，及時做好后勤保障工作。8、負責每月統(tǒng)計公司員工的出勤情況，并存檔出勤信息。9、負責復印、傳真、打印設(shè)備的使用和管理，合理使用，減少材料消耗。10、負責整理、分類、保存公司常用表格，并根據(jù)實際使用情況進行補充。12、做好材料收集、檔案管理等工作。13、協(xié)助上級完成公司的行政事務(wù)和部門的日常事務(wù)。14、協(xié)助上級進行內(nèi)部事務(wù)和安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務(wù)。15、協(xié)助主任協(xié)調(diào)公司各部門，積極完成上級分配的臨時事務(wù)。第二章：行政前臺的工作職責1。日常接待1。接待訪問者：接待未知目的的訪問者，首先詢問對方訪問的原因，根據(jù)原因是否無關(guān)人員，或需要找到公司相關(guān)人員接待。2.接待顧問，如有顧問，應(yīng)及時邀請實驗室或辦公室相關(guān)人員協(xié)助接待。3.接聽轉(zhuǎn)接電話：前臺為總機電話，一般來說，電話撥入后，需要轉(zhuǎn)移到其他分支機構(gòu)，并根據(jù)通訊錄中的分支機構(gòu)號碼準確轉(zhuǎn)移電話；接聽咨詢電話。如果您在前臺接到咨詢電話，如果對方不知道您的咨詢顧問是誰，請直接將電話轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門的助理辦公室。4.接待銷售人員：如果其他公司的銷售人員在工作時間上門銷售，他們應(yīng)該禮貌地拒絕，并通知工作時間在公司銷售，這將影響他人的工作。如果員工需要他們的服務(wù)，通知相關(guān)部門的員工直接與他們聯(lián)系。5.面試官：請在前臺填寫面試官信息表，帶領(lǐng)他們到會議室等候，并通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導進行面試。6.經(jīng)常接待的相關(guān)人員：a)快遞，無論是發(fā)送還是發(fā)送，都通過電話通知相關(guān)員工到前臺處理，快遞員不能直接進入公司實驗室。b)物業(yè)公司，公司內(nèi)部水電維修，聯(lián)系物業(yè)規(guī)定的活動；c)送水公司，注意公司各地飲水機的水量，及時聯(lián)系送水，每次接待時只需在送水公司的卡上寫上送水XX桶，空桶XX一個。每月月底結(jié)賬，填寫付款單，提交辦公室主任，并向財務(wù)申請支付費用。同時，注意公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司維修。1.庫存：每月23-25日對庫存辦公用品進行全面庫存，制作辦公用品庫存統(tǒng)計表，提交辦公室主任審核。如果用品數(shù)量不足或已收到，應(yīng)立即報告并補充；2.采購：每月25日至28日通知公司各部門提交下個月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計采購清單后報辦公室主任審批。批準后，聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商交付；3。收集：員工收到所需辦公用品時，填寫辦公用品收集表并簽字，然后發(fā)放；4.結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商，提供本月未結(jié)算的付款清單和發(fā)票。確認后，填寫支出表，報財務(wù)人員批準，通知供應(yīng)商領(lǐng)取款項。1.確保行政電子設(shè)備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復印機等。如果機器出現(xiàn)故障，請聯(lián)系供應(yīng)商解決問題；2。統(tǒng)計公司每月15日左右提供電話補貼的員工名單，并將名單和電話費的總數(shù)報辦公室主任審核。收到付款后，到移動和中國聯(lián)通商務(wù)大廳購買充值卡，并開具發(fā)票。向相關(guān)員工發(fā)放充值卡，并要求簽字確認；3。定期統(tǒng)計公司所有員工的通訊信息，更新員工通訊簿。如果公司有新員工或離職員工，應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)制作新通訊簿，并發(fā)送到每個員工的郵箱；4。名片的申請和制作：當公司部門需要打印名片時，它需要填寫名片申請表，并提供名片相關(guān)信息。確認名片信息后，將信息發(fā)送給供應(yīng)商，通知其排版印刷，電子版確認后打印，然后提交給名片申請人；5。每周檢查公司郵箱，向員工發(fā)送信件；6。公司備用門卡管理，前臺應(yīng)妥善保管備用鑰匙，以便公司同事在緊急情況下使用；7。公司招聘人員時，協(xié)助人事部門通知申請人；8。收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真；9.協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動，如員工生日聚會、公司集體活動、擴張等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知和協(xié)調(diào)。10.新員工入職時，應(yīng)提供入職表、歡迎信、辦公用品、公司地址簿等，并收到新員工個人身份證（身份證、學位證、戶籍簿、照片）復印件，并提交辦公室主任整理歸檔。11.積極配合公司的營銷活動，做好后勤保障工作。四、接待工作1. 接待前準備工作a)客人人數(shù)確認：會前向相關(guān)負責人確認客人人數(shù)，準備布置會議室和訂購；b)會議室桌椅布置：會議前清理會議室桌面，會議椅歸位；c)茶和零食：會前準備茶、熱水和杯子，客人到位后逐一送茶；接待貴賓時，應(yīng)提前準備必要的水果和零食供會議人員食用；d)相機：準備公司相機，用于為游客拍照留念。e)訂餐：向會議負責人確認是否需要訂餐。如需訂餐，應(yīng)確認用餐人數(shù)，并聯(lián)系餐廳預訂包房；f) 預訂酒店：如果您需要為客人預訂酒店，在確認主客人的姓名后，致電錦江富源酒店預訂房間，并在預訂成功后向辦公室主任報告確認。. 會議服務(wù)工作a)加茶給會員；b)會議支持按領(lǐng)導要求提供；c)會議上安排專人負責攝像；3. 會議后完善工作a)組織客人和公司領(lǐng)導合影留念，并將照片發(fā)送到訪客郵箱或作為賀卡。b)重要客戶來訪時，應(yīng)及時將會議照片上傳到公司網(wǎng)站。c)會后的清潔工作：將剩余的茶和茶杯清理干凈，未食用的小吃整理成茶點，供公司員工食用；d)會后設(shè)備歸庫：會后設(shè)備應(yīng)及時歸庫，相機等設(shè)備應(yīng)放回原處；第三章：行政前臺的工作職責1。所有負責進入公司辦公空間的人，禮貌地說：你好，請有什么事嗎？然后，請他坐下來，幫助他聯(lián)系他想找到的人，不時地問候、接待、登記和指導客人。2、負責公司電話總機的接線。拿起電話說：嘿，你好XX 公司對來往電話聲音清晰，態(tài)度和藹，禮貌用語使用得當； 記錄未聯(lián)系并及時通知；盡量接通緊急電話，未通者快報領(lǐng)導處理；良好的溝通協(xié)調(diào)能力，以及強烈的保密意識。3、收發(fā)公司傳真、復印、熟悉前臺電話公司各分機號碼。統(tǒng)計考勤等。4、保持前臺清潔衛(wèi)生；負責辦公用品和清潔消耗品的分發(fā)和消耗品的更新，并計劃購買。5、公司按順序進行外部聯(lián)系；領(lǐng)導按順序進行其他工作。1.接待：當游客進入接待大廳時，他們應(yīng)該抬起頭來注意禮物。你好，你在找誰？并請訪客坐下，請示介紹相關(guān)區(qū)域，一分鐘內(nèi)端茶，負責加水、更新煙缸；2、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得超過5個煙頭，訪客離開后3分鐘內(nèi)清潔煙缸、茶杯；3、總機服務(wù)工作：必須在鈴聲三聲內(nèi)接聽，您好，lsquo;XX公司lsquo;。；若自動轉(zhuǎn)撥，必須在三分鐘內(nèi)轉(zhuǎn)為人工；打電話給總經(jīng)理，是廣告，不得直接轉(zhuǎn)移，應(yīng)詢問轉(zhuǎn)移相關(guān)部門后的情況；4。傳真信息必須在5分鐘內(nèi)交付給相關(guān)人員；5。負責收發(fā)管理報紙和信件；6。安全工作：下班前檢查復印機關(guān)，關(guān)閉所有電源，關(guān)閉門窗；7。接受行政助理（助理招聘）安排的其他工作。